個人情報保護方針

Privacy Policy

プライバシーポリシー

司法書士法人京谷事務所の個人情報に関する取扱いについて

当法人は、登記業務等を通じて、国民の権利の擁護と公正な社会の実現という司法書士の社会的使命を達成するため、個人情報の保護に関する法律、司法書士法、その他個人情報保護に関する関係法令等及び日本司法書士会連合会において定める司法書士倫理を遵守しつつ、一つ一つの案件に対応しております。各事案におきましては、ご依頼頂きました内容の業務を遂行するために、ご提供頂きました個人情報を保有し、利用しております。そのため当法人におきましては、個人情報保護を保護することの重要性に鑑み、従業者への教育・指導を徹底させるなど、個人情報の適正な取り扱いに取り組むとともに、個人情報の安全な管理・保管・返却・処分等につきましても必要な措置を講じております。さらに、個人情報の取扱いに関する苦情・相談にも迅速に対応し、当法人の個人情報の取扱い及び安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し、改善していくことをお約束致します。
関係者の皆様に安心して当法人のサービスをご利用いただくために、当法人は、個人情報の適切な保護が重要な社会的責務であると考え、以下の方針に基づき個人情報の保護に努めてまいります。

（遵守）

当法人は、個人情報の適切な取り扱いのため、個人情報に関する法令等その他国等の定める規範・指針を遵守します。

（取得）

当法人は、個人情報を利用目的達成のため、偽りその他不正な手段によることなく、必要な範囲で適切な手段により取得致します。個人情報の取得に際しては、ご本人からの同意を原則とする他、その利用目的をご本人にお知らせ致します。

（利用目的）

当法人は、以下の利用目的達成に必要な範囲で、氏名・住所・その他個人情報の提供を受けたうえでこれらを利用し、あらかじめ本人の同意を得た場合または法令により例外とされている場合を除いては、その他の目的には利用致しません。

①不動産登記・商業登記等登記に関する業務の遂行のため
②相続に関する業務の遂行のため
③成年後見制度に関する業務の遂行のため
④法務・税務に関する相談のため
⑤挨拶状等の送付・電子メール送信のため
⑥セミナー講演・書籍出版等のご案内のため
⑦上記業務に伴う相談、与信管理、支払い、請求等の事務のため
⑧司法書士及び事務職員の採用等法人の人事管理のため

（保有・管理・処分）

当法人は、保有する個人情報について、その個人情報の利用目的達成に必要な範囲において、最新かつ正確な内容を保つよう努めるとともに、当法人の保有する個人情報への不正アクセス及び個人情報の滅失・毀損・漏洩等を防止するために、必要かつ適切な措置を講じます。なお、当法人の事務の管理のため及び司法書士法施行規則に規定された書類の保管義務を遂行するために、必要な個人情報を保管致します。当法人が、保有の理由がないと判断した個人情報につきましては、責任を持って当該個人情報を削除・廃棄致します。

（従業員及び委託先の監督）

当法人は、従業員に個人情報を取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全が図られるよう、当該従業員に対する必要かつ適切な監督を行います。また、業務遂行に必要な限度で第三者に個人情報の取り扱いを委託をする場合も、当該第三者と秘密保持契約を締結した上で、必要かつ適切な監督を行います。

（第三者提供）

当法人は、以下の場合を除き、あらかじめご本人の同意のない限り、個人情報を第三者へ提供致しません。

①法令に基づく場合
②人の生命・身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合
③公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき
④国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れのあるとき。

（個人情報の共同利用）

当法人は取得後の個人データの共同利用は行いません。

(当法人の個人情報保護の安全管理のために講じた措置)

①基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定

②個人データの取扱いに係る規律の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定

③組織的安全管理措置

個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備個人データの取扱状況について、定期的に内部監査を実施するとともに、個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（個人情報保護委員会）を審査基準としたJAPHIC マークの外部審査受審

④人的安全管理措置

個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施。個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載

⑤物理的安全管理措置

個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施

⑥技術的安全管理措置

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

（機微（センシティブ）情報の取扱い）

当法人は、政治的見解、信教、労働組合への加盟、人種および民族、門地及び本籍地、保健医療等に関する情報等機微情報については、法令等に基づく場合や業務上の必要に基づきお客様の同意を頂いた場合等を除き、原則として取得・利用・第三者への提供は行いません。

（個人情報保護の継続的な改善）

当法人は、個人情報の適切な管理のため、関係する法令等の改正及び情報技術の変化を確認し、継続的に個人情報の管理方法の見直しを行います。

（開示・訂正・利用停止・苦情処理等）

お客様から、当法人が保有する個人情報について、個人情報保護法に基づく開示・訂正及び利用停止等のご請求を頂いた場合、ご本人であることを確認の上、関係する法令の趣旨に従い適切に対応いたします。個人情報に関するこれらご請求並びに苦情処理等につきましては、下記お問い合わせ窓口までご連絡をお願い致します。
なお、手続きにあたりましては、開示の対象となる個人情報を特定するための事項の提示をお願いする場合がありますので、ご協力をお願い致します。また、個人情報の開示にあたり、1回の申請ごとに、1,200円の送料をご負担いただきます。1,200円分の郵便切手を申請書類にご同封下さい。

（開示等の手続きの方法）

①下記の窓口までメール又は、お電話でご連絡ください。
②当法人指定の「個人情報開示等申請書」を送付いたしますので、必要事項をご記入ください。
③当法人所有の個人情報をもとに、本人確認させていただきます。
④代理人からのお問合せの場合、委任状や印鑑証明をもって代理人であることを確認させていただきます。
⑤「個人情報開示等申請書」を郵送してください。
⑥「個人情報開示等申請書」によりいただいた個人情報は、お問合せいただいたお客様との連絡及び本人確認に使用いたします。それ以外の目的では使用いたしません。いただいた書類は、開示等のお求めに対する回答が終了した後、1年間保存し、その後破棄させていただきます。

※特定個人情報の開示等の手続きについては、上記と同様としますが、番号法順守の観点から、開示可能かどうかの判断を特定個人情報保護管理者が行った上開示いたします。

【「開示等の求め」に対する送料の負担と徴収方法】

「開示等の求め」を行う場合は、1回の申請ごとに、1,200円の送料をご負担いただきます。 1,200円分の郵便切手を申請書類にご同封下さい。

司法書士法人京谷事務所　業務部　個人情報相談担当

電話番号：0422-50-0197　FAX：0422-50-0198

E-mail：info@kyotani-office.co.jp

郵送：〒180-0006　東京都武蔵野市中町一丁目10番7号　武蔵野Kビル3階

受付時間：月曜日～金曜日（10時～16時）

（お問い合わせ窓口）

司法書士法人京谷事務所　業務部　個人情報相談担当

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